Privatlivspolitik for Ørsted Varmeservice A/S

Når vi modtager personoplysninger om dig, er det vores målsætning, at du har tillid til, at vi behandler dine personoplysninger på en gennemsigtig og sikker måde. Det er derfor vigtigt for os, at du tager dig tid til at læse denne Privatlivspolitik, som vil informere dig om vores håndtering af dine personoplysninger.

Hos Ørsted modtager vi blandt andet oplysninger om vores kunder, besøgende, leverandører, aktionærer og jobsøgende. Derfor har vi også forskellige Privatlivspolitikker. På ørsted.dk ligger denne Privatlivspolitik gældende for vores varmeservicekunder mv., mens du på ørsted.com kan finde en Privatlivspolitik for andre forhold.

I denne Privatlivspolitik er der visse steder angivet ‘enkeltmandsvirksomheder’ i parentes for at angive, at afsnittet kun er relevant for denne kundegruppe.

Ved ‘enkeltmandsvirksomheder’ forstås virksomheder, hvortil der er tilknyttet et personligt hæftelsesansvar.

Denne Privatlivspolitik gælder også for behandling af personoplysninger om personer, som en virksomhed – uanset selskabsform – anvender som kontaktperson i forhold til Ørsted. Virksomheder der anvender kontaktperson i forhold til Ørsted, skal derfor gøre kontaktpersonen bekendt med denne Privatlivspolitik.

Udover Privatlivspolitikken gælder vores Cookiepolitik, som du kan finde på ørsted.dk.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Ørsted Varmeservice A/S
Kraftværksvej 53
7000 Fredericia

varmeservice@orsted.dk
Telefonnummer: 99 55 40 80
CVR-nummer: 360 360 44

2. Kategorier af personoplysninger

Hos Ørsted indsamler vi kun de nødvendige oplysninger om dig. Vi har nedenfor beskrevet de typer af oplysninger, som vi indsamler:

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig:
Navn, adresse, mail, telefonnummer, fødselsdato, betalingsoplysninger, dit kundenummer, aftalekonto og fuldmagtsforhold.

Derudover behandler vi:

  • oplysninger om dine bestillinger af varer og tjenesteydelser.
  • optagelse af telefonsamtaler samt korrespondance med kundeservice og/ eller andre medarbejdere.
  • oplysninger om din adfærd på vores digitale tjenester (for eksempel browsere, operativsystem og hvilket indhold, som du ser mv.)
  • CVR-nummer, virksomhedsnavn og kreditvurdering (enkeltmandsvirksomheder).

Vi behandler i særlige situationer følsomme og semifølsomme personoplysninger om dig: Følsomme oplysninger er blandt andet oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning samt behandling af genetiske og biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person samt helbredsoplysninger. Derudover anses oplysninger om straffedomme og strafbare forhold efter dansk ret som semifølsomme personoplysninger. Vi opfordrer til, at du ikke selv fremsender eller informerer os omkring sådanne oplysninger.

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme eller semifølsomme personoplysninger om dig, med mindre der er tale om særlige situationer.

3. Personoplysninger, som vi modtager fra andre kilder

Når vi indsamler information fra andre kilder end dig, kan kilderne være:

  • offentlige myndigheder.
  • kreditoplysningsbureauer (for enkeltmandsvirksomheder).
  • offentligt tilgængelige kilder herunder flyttemeddelelser.
  • medlemmer af din husstand, som tilmelder sig service på jeres adresse.
  • ejendomsmæglere, boligselskaber og andre udlejere, som opretter dig som kunde hos os.
  • installatører i forbindelse med din serviceaftale (for eksempel gasfyr).

4. Personoplysninger om andre parter, som du afgiver

Vi kan i visse tilfælde bede dig om at afgive personoplysninger om andre personer, som er omfattet af din husstand. Det kan for eksempel være, hvis du tilmelder din familie som testfamilie, eller hvis du kontakter os på vegne af andre. Hvis du afgiver personoplysninger om andre i din husstand, skal du være sikker på, at de er indforståede med det, og at du har lov til at give den slags oplysninger til os. Du skal derfor henvise dem til denne Privatlivspolitik, når du giver os deres oplysninger.

5. Vi bruger personoplysninger til følgende formål og med de nævnte behandlingsgrundlag

 FormålEksemplerBehandlingsgrundlag
1. Administration af potentielle og eksisterende kundeforhold
Hvis du ønsker at blive kunde hos Ørsted, behandler vi de nødvendige oplysninger om dig med henblik på at:

1. indgå en aftale om levering af service eller andre af vores produkter til dig og 2. sikre entydig identifikation af dig.

Når du er kunde hos os på en løbende aftale, behandler vi dine oplysninger til brug for ad- ministration af aftalen herunder for at:
• sikre, at der leveres service eller andre af vores produkter til din adresse.
• modtage betaling for vores ydelse(r).
• identificere dig, når du kontakter os.
• holde dine kontaktoplysninger opdaterede.
• opfylde øvrige forpligtelser for dig eller os, der følger af aftalen og lovgivningen.

Når du køber produkter af os via ørsted.dk, behandler vi dine personoplysninger med det formål at kunne levere produkter til dig og for at sende dig tilbud om lignende produkter hos Ørsted samt til opfyldelse af øvrige forpligtelser for dig eller os, der følger af aftalen. Hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, kreditvurderer vi dig.

Eksempel:
Du er en potentiel kunde
Hvis du kontakter os for at tale om en ny aftale og beder os om at sende dig et tilbud, anvender vi dit navn, adresse og andre kontaktoplysninger til at lave et tilbud og kontakte dig. 

Eksempel:
Levering af produkter og tjenester
Vi behandler dine person- oplysninger, når du for eksempel tilmelder dig som – eller er – kunde hos os for at sikre, at der leveres de korrekte produkter, tjenester og afregninger. Dine oplysninger er derfor nødvendige for at opfylde aftalen.

Databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra b og litra f.

Vores legitime interesser er at:
• sikre, at der ikke sker udlevering af oplysninger til andre end dig.
• kunne markedsføre vores produkter.
• sikre overholdelse af gældende lovgivning.

2. Markedsføring, analyser og segmentering
Vi bruger dine personoplys- ninger til at sende nyhedsmail eller elektronisk/telefonisk markedsføring, hvis du har givet samtykke til det. Dit samtykke kan være indhentet, hvis du tilmelder dig vores konkurrencer blandt andet via ørsted.dk eller sociale medier. Du kan altid framelde dig nyhedsmails og den elektroniske/telefoniske markedsføring.Vi kan også benytte dine oplysninger til brug for markedsføring med almindelig post, til målrettet annoncering på både ørsted.dk og eksterne sider samt til brug for segmentering og analyser af vores kunder.
Eksempel:
Vi sender dig reklame eller et godt tilbud
Du har afgivet dit samtykke til, at vi sender dig markedsførings- materiale pr. mail i forbindelse med en konkurrence, vi har afholdt.Vi sender dig et godt tilbud på en serviceaftale og anvender
i den forbindelse dine personoplysninger.

Eksempel:
Analyse af dit forbrug
Vi foretager løbende analyser af vores kunders forbrug og adfærd for at sikre, at vi altid tilbyder de rigtige produkter.

Databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra a, litra b og litra f.

Vores legitime interesser er at:
• kunne udvikle og markedsføre vores produkter.
• afsætte vores produkter.
• foretage kundetilfredsheds- analyser.
• forbedre produkter og services.
• uddanne medarbejdere.
• identificere og fejludbedre interne processer for eksempel fejl i regninger.

3. Administration og forbedring af vores digitale tjenester
Vi registrerer antal besøg på ørsted.dk, herunder hvilke domæner de besøgende kommer fra, og hvilket indhold de ser. Registreringerne kan indeholde dine personoplysninger, og vi bruger oplysningerne til at udvikle og forbedre vores digitale tjenester. Derudover bruger vi oplysningerne til statistiske formål, markedsundersøgelser og interne undersøgelser for at forbedre måden, vi kommunikerer med dig på. 

Vi laver også løbende kundetilfredsheds-undersøgelser både på telefon og på ørsted.dk, ligesom vi optager telefonsamtaler til dokumentation og uddannelse af medarbejdere.

Eksempel:
Du bruger vores digitale tjenester
Når du bruger vores digitale tjenester, for eksempel bruger ørsted.dk, opretter en profil, tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i en konkurrence, så behandler vi dine oplysninger med henblik på at forbedre vores digitale tjenester. Derudover bruger vi dine oplysninger til at markedsføre vores produkter
over for dig.
Vi bruger dog ikke din mailadresse mv. i strid med markedsførings-lovgivningen. 

Eksempel:
Du har været i kontakt med vores kundeservice
Du har haft ringet til vores kundeservice med spørgsmål til din regning. Efterfølgende
vil du blive ringet op eller modtager en SMS, hvor du skal svare på nogle spørgsmål om den service, du har modtaget.

Databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vores legitime interesser er at:
• afsætte vores produkter.
• forbedre kundeoplevelsen.
• udvikle og forbedre vores digitale tjenester og kundeservice.
• anbefale måder, hvorpå vores brugeres energiforbrug kan nedbringes til gavn for miljøet.
• uddanne vores medarbejdere.
• dokumentere, herunder aftaleforhold.

 

Hvis vi behandler dine personoplysninger til et andet formål end dem, vi har beskrevet ovenfor, vil vi, hvis det følger af databeskyttelsesreglerne give dig besked om det nye formål, inden vi begynder behandlingen.

6. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  • leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser og finansielle institutioner).
  • til selskaber, der er koncernforbundet med Ørsted. (Du kan finde vores selskaber i vores årsrapport på ørsted.com).
  • offentlige myndigheder.

7. Overførsler til lande uden for EU/EØS

De personoplysninger, som vi indsamler fra dig, kan blive overført til lande uden for EU/EØS. Vi overfører kun personoplysninger uden for EU/EØS til Ørsteds malaysiske datterselskab, som hjælper os med at udvikle og holde vores IT-systemer opdaterede. Vi overfører personoplysninger med hjemmel i Kommissionens Standardbestemmelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra C. Ørsteds malaysiske datterselskab behandler disse oplysninger på vegne af os og anses derfor som databehandler. Du har mulighed for at få en kopi af denne kontrakt/ aftale ved at kontakte os på kundeservice@orsted.dk.

8. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i punkt 5 ovenfor og/eller som påkrævet i henhold til gældende ret. Herefter vil vi slette eller anonymisere dine personoplysninger på sikker vis.

Som hovedregel opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 år, efter du er stoppet som kunde eller har været i dialog med os omkring vores produkter, tjenester og services.

Nogle personoplysninger gemmer vi i kortere eller længere tid. Det gælder:

Bogføringsoplysninger (bl.a. fakturaer, tilgodehavender, korrespondance, betalingsoplysninger og lignende oplysninger som er nødvendige for at dokumentere vores bogføring).

  • vi opbevarer personoplysninger krævet efter bogføringsloven i 5 år fra udløb af regnskabsåret.

Oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside og ved brug af vores digitale tjenester (f.eks. fra cookies, IP-adresser, apps mv.) og informationer om markedsføringsmateriale vi har sendt.

  • vi opbevarer personoplysningerne i op til 1 år efter registrering.

Optagede telefonsamtaler.

  • vi opbevarer personoplysningerne op til 6 måneder efter optagelse.

Oplysninger fra deltagelse i kundepaneler og tesfamilier.

  • vi opbevarer personoplysningerne op til 6 måneder efter framelding af deltagelse.

Konkurrencedeltagelser.

  • vi opbevarer personoplysningerne op til 6 måneder efter konkurrencens udløb.

Hvis det skønnes nødvendigt, kan vi efter en konkret vurdering gemme oplysningerne i længere tid end angivet ovenfor. Det gælder, hvis der opstår tvist med kunder, til dokumentation over for offentlige instanser eller andre og i lignende situationer.

9. Pligtmæssig information

Vi har under punkt 2 angivet, hvilke oplysninger vi indsamler om dig. For at blive kunde hos Ørsted er det obligatorisk, at vi har dine kontaktoplysninger, herunder navn og adresse. Hvis du ikke giver os de oplysninger, har vi ikke mulighed for at etablere et kundeforhold.

10. Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du følgende rettigheder:

  • du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen
    af dine personoplysninger begrænset.
  • særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • du kan indgive en klage til en databeskyttelsestil- synsmyndighed for eksempel Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at tilbagekalde dit samtykke for eksempel ved at afmelde dig vores elektroniske markedsføring i mailen, som du modtager eller ved at ringe til os. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Du kan altid kontakte os, hvis du ønsker at klage over, hvordan dine personop- lysninger er indsamlet, opbevaret eller behandlet via kundeservice@orsted.dk. Vi bestræber os på at løse en klage så hurtigt som muligt. Hvis du er utilfreds med vores svar, kan du klage til den lokale databe- skyttelsesmyndighed. I Danmark er dette Datatilsynet, datatilsynet.dk.

11. Ændring af vores privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik erstatter alle tidligere version- er. Det vil være nødvendigt løbende at opdatere og ændre denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre den. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked på ørsted.dk eller mail, hvis vi mener, at det er nødvendigt.

Denne privatlivspolitik er gældende fra: 1. oktober 2019.